בשנים האחרונות חלו תמורות רבות בטכנולוגיות המחשוב. התקני האכסון הדיגיטליים יצרו אפשרויות רבות לאכסון קבצים על גבי מדיה ניידת, תוך כדי אפשרות העברה של נפחים גדולים ממקום למקום. היכולת להעביר קבצים בלחיצת כפתור יצרה אינספור הזדמנויות חדשות.
ארגונים רבים הבינו שהם יכולים לחסוך כסף רב ושטחי אכסון יקרים באמצעות "כיווץ" המידע הפיזי של הארגון והמרתו למדיה דיגיטלית הניתנת לאכסון זול, זמין ויעיל. אבטחת המידע, גיבוי המידע והחיסכון במשאבים, מאפשר לארגון קפיצת מדרגה דרמטית בניהול העסק.
סריקת מסמכים זו התשובה
ארכיון המסמכים של הארגון עובר כיום לעולם הדיגיטאלי ונהנה מיתרונות רבים. שילוב מערכת ארכיון דיגיטלי בארגון מאפשר לחסוך זמן על חיפוש מסמך בארכיון המסמכים הפיזי, ומסייע לשלוף כל מסמך שנסרק או תויק במערכת בלחיצת כפתור ע"י מנוע חיפוש חכם.
באמצעות הליך סריקת מסמכים הארגון לוקח את ארכיון מסמכי הנייר הקלאסי, סורק אותם עם סורק מסמכים מקצועי, ועם קבצי הסריקה הוא יוצר אינדקס חכם המהווה את התשתית לארכיון הדיגיטלי. את הקבצים הסרוקים ניתן לשמור על גבי תקליטור או בכל מדיה דיגיטלית אחרת ולהשתמש במידע זה מכל מקום ועל כל מחשב.
ארכיון דיגיטלי מאפשר ניהול יעיל של מסמכי הארגון, כולל גיבוי והגנה מדליפת מידע לגורמים לא מורשים בארגון (באמצעות הרשאות צפייה, עריכה ושליפה של המסמכים). קבצי המסמכים הסרוקים יהיו נגישים רק לעובדי החברה שיקבלו הרשאת צפייה ועריכה במסמכים ע"י מנהל הרשת בארגון.
ארכיון דיגיטאלי איכותי ישפיע על יעילות העסק הן כלפי עובדי הארגון והן כלפי לקוחותיו. בחירת מערכת ארכיון דיגיטאלי חכמה עשויה לחסוך לארגון כסף רב ולכן יש להשקיע מחשבה ותכנון מוקדם.
ארגון שלא טרח ליצור לעצמו ארכיון דיגיטלי עלול למצוא את עצמו מושבת במקרים כגון שריפה, גניבה, שיטפון, או כל נזק שגורם להיעלמות או אובדן של המסמכים. להבדיל מארכיון מסמכים פיזי, בארכיון אלקטרוני ניתן לשמור את המידע על גבי תקליטורים, דיסקים ניידים או כל מדיה ניידת אחרת. בנוסף, ניתן ליצור מהם העתקים ולשמור אותם בכמה אתרים בו זמנית.
סריקת מסמכים ושמירתם בצורה דיגיטלית עשויה לחסוך לארגון זמן וכסף, אך כדי לחסוך במשאבים, יש צורך בצעדים נוספים. כשבונים ארכיון דיגיטלי לארגון למטרת חיסכון של כסף וזמן חשוב לתכנן זאת לפרטי פרטים כדי שכל מסמך שנסרק (או יוצר במעבד תמלילים) ישתלב במקום המתאים לו ויישלף בשעת הצורך באמצעות פרוצדורת חיפוש.
ארכיון דיגיטלי – הפתרון הנכון
בלאי טבעי של מסמכים ישנים יכול להימנע אם הארגון ישכיל לסרוק את כל מסמכי הנייר השייכים לעבר ולשלב אותם בארכיון הדיגיטלי. מסמכי נייר חדשים הנכנסים לארגון (חשבוניות, תעודות משלוח וכדומה) ייסרקו ביום בו נכנסו למשרד והמקור יישלח לשמירה בקלסר לפרק זמן מוגבל.
שימוש בארכיב דיגיטאלי חוסך משמעותית את זמן החיפוש המושקע בתיוק ושליפת המסמכים ביום העבודה. בשיטה זו כל התיקים הדיגיטליים שהגדרתם שומרים על המבנה הקבוע שלהם כפי שקבעתם מראש (ולא עוברים ממדף למדף כפי שקורה לקלסרי הנייר). בדרך זו מציאת המסמך הרצוי אורכת שניות וללא בזבוז זמן מיותר.
"מסמכים" - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, סריקת מסמכים. www.mismachim.co.il
